Acervo documental:
Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.
Análisis Documental:
Verificación de los tipos de documentales que estén en un expediente y sean de este.
Archivo:
Conjunto de documentos soporte de material medios magnéticos
Actividades de difusión:
Una de las tareas fundamentales del archivo general de la nación es poner al alcance de todos los mexicanos nuestro patrimonio documental y con ello la memoria que le da presente y futuro a nuestro país. en las siguientes páginas nuestros visitantes encontrarán temas diversos que forman parte de nuestras exposiciones documentales y las publicaciones tanto de aspectos históricos como archivísticos
Archivística:
Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
Archivo central:
Es un conjunto de documentos organizados según unidades académico – administrativas que los producen y transfieren desde su archivo de gestión. Constituye la segunda fase del sistema, en ella se resguardan por un tiempo prudencial los documentos para su consulta sumí –permanente
Archivo de concentración:
Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta por parte de las unidades administrativas de las dependencias y entidades es esporádica, y que permanecen en él hasta su destino final.
Archivo de gestión:
Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa
Archivo facilitativo:
Es aquel de carácter administrativo común a cualquier institución y que cumple funciones de apoyo.
Archivo histórico:
Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional.
Archivo privado de interés público:
Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
Archivo público:
Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
Archivo total:
Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
Archivo de trámite:
Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.
Asunto:
Contenido específico de los documentos de archivo y expedientes de una serie que permite la individualización dentro del conjunto de características homogéneas al que están integrados. También es el tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata un expediente o documento de archivo y que se genera como consecuencia de una acción administrativa.
Aleatorio:
Se basa en el principio estadístico de que la aleatoriedad implica que todo expediente de una serie documental tiene las mismas posibilidades de representarla. Por tanto, la muestra se debe tomar al azar. Cuanto mayor sea el tamaño de la muestra, más exacto y fiable será el resultado obtenido.
Concepto teórico que se refiere al conjunto de todas las producciones literarias y documentos reunidos en un mismo lugar.
Baja Documental:
Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales, contables o técnicos, y que no contenga valor histórico.
Bula:
Documento pontificio expedido por la cancillería apostólica relativo a materia de fe, concesión de gracias y privilegios autorizados con el sello de su nombre u otro parecido estampado con tinta roja. (2) Originariamente, bola que acompañaba al sello de ciertos documentos. Por extensión, el sello mismo. El mismo documento.
Catálogo:
Instrumento de consulta que describe unidades documentales.
Consulta de documentos:
Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.
Copia:
Todo documento que no es original, sino réplica del mismo
Custodia de documentos:
Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.
Conjunto Documental:
Grupo que guarda documentos de un mismo origen o procedencia como son un fondo una sección y una serie.
Catálogo De Disposición Documental:
Instrumento que establece las políticas y criterios sobre la conservación y vigencia de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo de vida. Y en el cual se debe tomar en cuenta el tratamiento que por ley o disposición jurídica se da a ciertos documentos.
Casillero:
Mueble con filas de departamentos o divisiones, sin cajones ni cierres particulares, para tener clasificados documentos; por ejemplo: Cartas para distintos destinatarios.
Cédula:
Es el elemento constitutivo del catálogo, considerado como el registro de cada expediente que se indica a través de sus asientos, el contenido y clasificación del mismo para facilitar su localización. También se le conoce como ficha.
Ciclo Vital De Los Documentos:
Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos de archivo desde que se producen (archivo de trámite) y pasan por el archivo de concentración, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico. Técnicamente se divide en tres fases: fase activa, semiactiva e inactiva de los documentos, de acuerdo con la identificación y asignación de sus valores primarios (administrativo, fiscal, legal) o secundarios (testimonial, evidencial, informativo).
Circular:
Comunicación escrita de carácter general o interno que contiene información o disposiciones dirigido a los superiores o a subordinados.
Clasificación:
Consiste en separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora o –si se trata de un fondo particular- con las actividades del personaje que generó los documentos, o bien la temática de los mismos en el caso de las colecciones.
Colección:
Conjunto inorgánico de documentos que se reúne y se ordenan en función de criterios subjetivos , independientemente de su procedencia.
Confidencialidad Documental:
Carácter o atribución de secreto o privacidad que presentan muchos documentos o información, durante la fase administrativa por la cual, se les aplica restricción al acceso.
Conservación Precaucional:
Disposición que fija el tiempo que deben guardarse los documentos en el archivo de concentración.
Consulta:
Función básica de los archivos que consiste en poner los documentos que conserva a disposición de sus usuarios dentro de las normas establecidas. También es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contiene.
Correspondencia:
Cualquier forma de comunicación escrita que se intercambie entre personas físicas o jurídicas, se divide en dos grandes rubros, correspondencia remitida y recibida. Este tipo de comunicación incluye cartas, oficios, notas, circulares, memos, telegramas, tarjetas postales, etcétera.
Correspondencia Recibida:
Correspondencia que llega a una institución u organismo y que se conserva usualmente en una serie aparte o que da lugar a la formación de expedientes, asuntos, series o grupos documentales.
Correspondencia Remitida:
Las cartas, oficios, notas, circulares y demás comunicación escrita despachada por una institución, organismo u oficina. La entidad remitente guarda la serie de copias de esta correspondencia conocida como minutario. (En México la correspondencia es despachada por la unidad central de correspondencia o la oficialía de partes).
Cuadro De Clasificación:
Esquema gráfico que refleja la estructura y funciones del organismo. Se utiliza para la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura (secciones y series).
Cubierta:
Cubierta de un expediente que lleva inscritos su número, el nombre del iniciador, el asunto, y un cuadriculado para asentar los pases y el traslado de un archivo.
Custodia:
Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos que se basa en su posesión física y que no siempre implica la propiedad jurídica ni el derecho a controlar el acceso a los documentos.
Código:
Clasificador con el que se identifica la serie y en su caso la subserie, de acuerdo con el cuadro general de clasificación archivística
Conservacion:
Proceso y medidas destinados a asegurar la preservación, la prevención o restauración de alteraciones físicas de los documentos de archivo y el mantenimiento de los soportes en los que se encuentren.
Conservación de documentos:
Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
Conservación preventiva de documentos:
Acciones directas e indirectas dirigidas a detectar, controlar y erradicar los mecanismos externos de deterioro. Controlar la creación y uso de puntos de acceso en descripciones archivísticas.
Cualitativo o selectivo:
Es una operación totalmente subjetiva, pues se usa con una serie de criterios preconcebidos con los cuales se conservan los documentos más importantes o significativos de una serie.
Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.
Digitalización:
Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.
Diplomática documental:
Disciplina que estudia las características internas y externas de los documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboración, con el objeto de evidenciar la evolución de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes para la historia.
Disposición final de documentos:
Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.
Distribución de documentos:
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
Data:
Es la que nos permite colocamos en un espacio y en un tiempo (La sigla s/d significa sin data).
Documento de apoyo:
Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
Documento:
Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lenguaje natural o convencional. Es el testimonio de una actividad del hombre, fijado en un soporte. Es sinónimo de unidad documental.
Depuración:
Es el proceso de selección de los documentos que serán conservados de manera parmente en el archivo histórico separándolos de aquellos otros que por su poca relevancia deben eliminarse.
Documento De Transferencia:
Documentó que esta destinado a transportarse de un archivo a otro.
Decreto 4124 De 2004:
Por el cual se reglamenta el sistema nacional de archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los archivos privados. define el sistema nacional de archivos como el conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que por sibilina la homogeneización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos.
Documento oficial:
Publicaciones oficiales de las naciones unidas (consulte documento de las naciones unidas.
Expediente:
Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
Expurgo:
Consiste en retirar de los expedientes los documentos sin firma, contra-recibos, copias de nóminas, vales de mercancía, contraseñas de los usuarios, solicitudes de audiencia, recados telefónicos, registros de correspondencia y de llamadas telefónicas, tarjetas de presentación y cartas de recomendación, acuses de recibo, resguardos, listas de asistencia, invitaciones, felicitaciones personales, tarjetas informativas y de recordatorio, información de acontecimientos luctuosos o cívicos, tarjetas navideñas, hojas y tarjetas en blanco, formatos y papel que no contengan alguna inscripción. Retirar, además, las grapas, clips, broches, ligas, carpetas de plástico, y todos aquellos elementos que pueden ser perjudiciales para la conservación del papel. Esta tarea se lleva a cabo después de la selección, en el momento en que la documentación es transferida al archivo histórico.
Facsímil:
Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico, entre otros.
Foliación:
Es la numeración de todas y cada una de las fojas que conforman el grupo documental y podrá hacerse por fondo, sección, subsección, serie o expediente, atendiendo a los requerimientos prácticos del archivo.
Los errores (muy comunes en esta tarea), pueden corregirse utilizando números “bis” o hasta “tris”, pero sólo como excepción. La foliación se hará al término de la organización, es decir, una vez que la clasificación y la ordenación sean definitivas.
Fondo Documental:
El fondo es el conjunto documental procedente de una institución o persona, conservado en el archivo de dicha institución o de una institución de archivo, es el resultado natural de la actividad que ésta realiza.
Foliar:
Acción de numerar hojas.
Folio Recto:
Primera cara de un folio, la que se numera
Folio Vuelto:
Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
Folio:
Hoja.
Gestión documental:
Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Guía:
Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.
Guía General:
Instrumento de consulta que proporciona información acerca de los fondos y colecciones de un archivo. De acuerdo con la Norma Internacional de Descripción Archivística, ISAD(G) debe contener los siguientes datos: nombre del archivo y clave asignada, desarrollo histórico del archivo, mención de los fondos y colecciones con que cuenta, proporcionando por cada uno de ellos los siguientes elementos: síntesis histórica, asuntos o materias que trate, fechas extremas, volumen (metros lineales, cajas, fotografías, cintas de video, etcétera), estado de organización, descripción y conservación, si tiene restricciones para su consulta, otros fondos que se relacionan con el estudiado, además se consignarán servicios que ofrece el archivo, datos generales (nombre del responsable, horarios y condiciones de consulta, domicilio, teléfono y correo electrónico).
Índice:
Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización.
ISAD :
NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
Norma que estandariza la descripción de los archivos con la finalidad de asegurar la creación de descripciones coherentes, apropiadas e inteligibles por sí mismas; facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre documentos de archivo y posibilitar la integración de descripciones de diferentes archivos en un sistema unificado de información. En 1993 fue aprobada por el Consejo Internacional de Archivos en Estocolmo, Suecia.
ISAF:
Norma Internacional para Actividades/Funciones de Entidades Colectivas
ISAAR :
(CPF) Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias.
Identificación:
Primera fase de la metodología archivística, de tipo intelectual, cuyo objetivo es el conocimiento exhaustivo de la institución que ha producido el documento, su evolución orgánica, competencias administrativas y tipos documentales en los que se materializan el procedimiento administrativo y demás disposiciones que afectan al trámite, elementos imprescindibles para la delimitación de la serie documental. El resultado de esta fase será la organización del fondo, con el establecimiento del cuadro de clasificación, y la ordenación de sus series documentales, sentando las bases para su posterior valoración y descripción. La base de la identificación es la aplicación de manera directa del principio de procedencia.
Imagen Digital:
Almacenada en una cámara digital, tarjeta de memoria, cd de fotos o en el disco duro de una computadora. No recomendada para almacenamiento permanente de fotografías.
Impresión Digital:
Producida de un archivo digital, usando una impresora de chorro de tinta, transferencia térmica de difusión de tinta o electrofotográfica.
Impresión Fotográfica:
Hecha en papel fotográfico tradicional sensible a la luz, puede ser producida de un negativo expuesto o de un archivo digital.
Instrumento De Descripción:
Término genérico que sirve para denominar cualquier descripción o instrumento de referencia realizado o recibido por un servicio de archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los documentos.
Inventario:
Describe un fondo, sección o colección a través de las series documentales que lo componen y además de contener los datos de la guía específica, se deberá consignar los nombres de las series, las fechas extremas (anotando, también, años predominantes o lagunas cronológicas) resumen del contenido de cada serie y ubicación topográfica de las mismas (número de caja, estante, planero, expedientes, folios).
Iso 18902:
Norma internacional que estipula que todos los materiales que se usen en álbumes u otros medios de almacenaje fotográfico deben estar libres de ácido, sin lignina, que neutralicen los contaminantes externos y que resistan el desteñimiento para asegurar que las fotografías no se deterioren prematuramente.
Legajo:
Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.
Legislación archivística:
Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un país.
Lignina:
Componente natural presente en la pulpa de la madera que causa que el papel se torne marrón y frágil con el tiempo. Los productos de papel sin lignina que son seguros para la conservación de fotografías tienen un contenido de lignina de menos de 1%.
Minuta:
Borrador de un documento donde se expresan algunos datos esenciales, que permiten posteriormente elaborar una comunicación.
Microfilmación:
Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución.
Mesa De Correspondencia Y Entradas:
Oficina encargada del manejo y control de la correspondencia que ingresa a la institución u organismo de que se trate, así como del seguimiento de los mismos durante las distintas etapas que requiere su procesamiento durante la tramitación o fase activa de los documentos. En México se conoce como Oficialía de Partes o Unidad Central de Correspondencia.
Muestreo:
Operación por medio de la cual, en el curso de una selección, se retienen en vista de su conservación, algunos documentos siguiendo algún criterio determinado. Existen diferentes tipos de muestreo: selectivo o cualitativo que es aquel que trata de conservar los documentos más importantes o significativos. Tiene el peligro del subjetivismo. Y el sistemático, aquel que precisa necesariamente la homogeneidad de la serie y elimina periódicamente, conservando un año, un mes, o bien los expedientes —ordenados alfabéticamente— correspondientes a una letra o conserva numéricamente un expediente de cada tantos eliminados. El aleatorio es aquél que toma las muestras al azar, por cuanto cualquiera de los elementos pueden ser igualmente representativos. (Heredia, 1991).
Método de ejemplar o testigo:
Consiste en la selección uno o varios expedientes dentro de una serie documental, para ilustrar la práctica administrativa del momento. No debemos considerarlo una muestra auténtica, ya que no manifiesta las características del conjunto.
Número De Expediente:
Número consecutivo que dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus expedientes.
Ordenación documental:
Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.
Organización documental:
Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.
Oficio:
Comunicación escrita en hoja membretada que se utiliza en los archivos e instituciones de los poderes ejecutivo, legislativo y judicial, para dar seguimiento a los asuntos oficiales de su competencia. Los elementos con los que debe contar el oficio son:
• Asunto
• Fecha
• Nombre de la persona y cargo de la institución a quien va dirigido.
• Escrito.
• Firma de la persona.
• Cargo de la persona que emite el oficio.
Ordenación:
Actividad que se desarrolla dentro del proceso de organización y consiste en establecer secuencias dentro de grupos conforme a secciones o series documentales, puede ser cronológica, alfabética o numérica.
Organización:
Procedimiento en dos etapas: clasificación, ordenación.
Orden Original:
Orden en el que se conservaron los expedientes o archivos cuando estaban en uso activo
Órganos Ejecutores:
Archivos de las entidades públicas, archivos de entidades privadas que cumplen funciones públicas, archivos privados de interés público y los demás archivos privados que acogiendo la normatividad relativa a los procesos archivísticos manifiesten su voluntad de hacer parte del Sistema.
Patrimonio documental:
Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
Pieza documental:
Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Pueden ser ejemplos de piezas documentales, entre otros: un acta, un oficio, un informe.
Plazo Precaucional:
Ver Conservación precaucional.
Principio De Orden Original:
Principio básico de la archivística que establece que los documentos de archivo deberán conservarse de acuerdo con el orden que le dio el área productora de los mismos.
Principio De Procedencia:
Fundamento de la archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con otros.
Productor:
Cualquier entidad —institución, familia o persona— que ha producido, recibido o conservado documentos en el desarrollo de su actividad personal o institucional.
Prueba De Actividad Fotográfica (Pat, Por Sus Siglas En Inglés):
Prueba que realiza el Image Permanence Institute (Rochester, N.Y.) y que garantiza que los materiales que lo aprueban son aptos para utilizarse en la conservación de imágenes fotográficas. El Instituto es un centro de investigación dedicado a realizar pruebas, estudios y editar publicaciones relacionadas con la permanencia de las imágenes fotográficas.
Página:
Lo escrito o impreso en una cara
Paginar:
Acción de numerar páginas.
Plazo de conservación:
Periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite, de concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental.
Preservación:
Procesos y operaciones que se siguen para garantizar la supervivencia técnica e intelectual de los expedientes auténticos a lo largo del tiempo.
Procedencia:
Relación entre los expedientes y las organizaciones o personas que los han creado, acumulado o mantenido y utilizado en el desarrollo de actividades personales o corporativas.
Red De Archivos:
Vinculación que el sistema integrado de archivos establece entre todos los archivos de una institución y organismo.
Regla De Conservación:
Constituye el componente esencial del Catálogo de disposición documental. Es ante todo una norma fijada a partir de la determinación de los valores primarios y secundarios que presentan los documentos. Derivado de este juicio, en ella se fijan los plazos de conservación, el camino y el tratamiento de los documentos desde la creación hasta su eliminación o transferencia a los archivos históricos.
Radicacion:
Pocedimiento que permite el registro de los datos básicos de un documento que ingresa a la entidad bajo el cumplimiento de unas condiciones mínimas y la asignación de un número único de radicación para su identificación dentro del sistema.
Reprografia:
Las reproducciones de todos aquellos documentos que ya estén microfilmados o digitalizados se obtendrán a partir de la copia microfilmada o digitalizada.
Sección:
Primeras divisiones en que se ordena un fondo, las cuales conforme al principio de procedencia y orden original, se organizan en base a la estructura orgánica o por la función de la institución u organismo.
Selección:
Proceso archivístico destinado a determinar cuál será la documentación que ha de ser eliminada o conservada en un archivo histórico conforme a sus valores primarios y secundarios.
Serie:
División de un fondo o sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa regulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un tema específico.
Series Paralelas:
Son aquellas que tratan de actividades comunes dentro de las funciones administrativas (recursos humanos, recursos materiales, etcétera), y que en consecuencia son producidas por las distintas oficinas que en cada organismo tienen ese cometido. En la fase de valoración serán objeto de estudio global debido a su homogeneidad.
Signaturación:
Es la anotación de datos específicos, en un lugar predeterminado del documento, que facilitan la localización y control del mismo:
1. siglas del fondo
2. número de caja
3. número de expediente
4. número de documento
Las anotaciones deberán hacerse con lápiz, en el reverso de cada folio, de preferencia en el lado inferior izquierdo. La signatura se hará al término de la organización, es decir, una vez que la clasificación y la ordenación sean definitivas.
Sistema Nacional De Archivos:
Sistema integrado de archivos de los gobiernos de un país a partir de la cual se establecen relaciones de cooperación y comunicación institucional para el mejoramiento de los servicios archivísticos. Este sistema está conformado por todos los archivos.
Soporte:
Material físico en el que se registra la información (papel, pergamino, papiro, cintas y discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera).
Serie documental:
Es la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico.
Sistemático:
Consiste en establecer un criterio previo de selección numérico, cronológico, geográfico o alfabético para realizar el muestro. Es el que ofrece una mayor garantía, aunque debe tenerse en cuenta que no podemos aplicar todos sobre cualquier serie documental, sino que se aplicara un criterio u otro en función de su organización.
Tpología Documental:
Documentos producidos por una actividad que obedece a una función específica que está regulada por un procedimiento o trámite y que contiene formatos, contenidos y soportes semejantes. De acuerdo con esta definición, de cada actividad y/o función se deriva un documento. Así de la función catastral tenemos, por ejemplo, la formulación de un padrón y cédulas catastrales; de los ingresos y egresos resultarán los padrones o libros de diario, de caja, pólizas, recibos, facturas, órdenes de cobro o pago; de la averiguación de un delito, órdenes de presentación, peritajes, mandamientos, etcétera.
Transferencia:
Procedimiento archivístico a través del cual y conforme al ciclo vital de los documentos, los expedientes o documentos de archivo son trasladados de un archivo de trámite a un archivo de concentración y, en su caso de éste a un archivo histórico, según las políticas de valoración y vigencias documentales.
Tabla de retención documental:
Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
TVD:
Aplicación de los procesos archivísticos destinado a la elaboración de los instrumentos de información que facilitaran el conocimiento y la consulta de los fondos documentales y las colecciones de archivo.
Unidad Documental:
Sinónimo de documento de archivo conformado por un elemento sin importar el soporte en el que se encuentre o su extensión.
Unidad de conservación:
Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas y los libros o tomos
Valoración:
Actividad archivística que consiste en el análisis y establecimiento de los valores primarios y secundarios de los documentos que permite establecer criterios de disposición y acciones de transferencia.
Valor Primario:
Aquel que tiene el documento a partir de su creación o recepción. Puede tener carácter jurídico, fiscal, administrativo y contable.
Valor Secundario:
Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus valores primarios y pasa a tener utilidad histórica y social.
Valor Administrativo:
Es aquel que posee un documento para la administración que lo origino o para aquella que lo sucede como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valor contable:
Utilidad o amplitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas
Valor documental:
Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien evidénciales, testimoniales e informativos en los archivos históricos (valores secundarios).
Valor fiscal:
Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda publica
Valor juridico:
Se derivan los derechos u obligaciones
Valor legal:
Es aquel que puede tener todos los documentos que sirven de prueba ante la ley los documentos testimoniales que sustenta los derechos reales como la escritura pública los contratos pactados con todos los requisitos.
Vigencia Documental:
Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.
